Calidad + Innovación = Compromiso responsable

“Calidad más innovación es igual al compromiso responsable”. Si, definitivamente, es cierto.

Cada vez más las empresas se comprometen a desarrollar sistemas de gestión que apunten al desarrollo de la calidad en los procesos, que partan de ideas innovadoras y compartir este conocimiento con clientes internos y externos- el cual implica tener un compromiso responsable. Esto es lo que realiza el Club de las 5 S.
El 5 de junio de este año, se realizó la presentación de los trabajos de 13 empresas que participaron en la I Feria del Club de las 5 S.

Ahora bien, ¿Qué es el Club de las 5S? ¿ Por qué se forma? ¿Qué propone?

El Club de las 5 S, se formó con un grupo de personas que reúnen a 26 empresas del País Vasco, con el fin de divulgar las mejores prácticas en cuanto a la metodología de las 5 S, la cual está dirigida a mejorar la productividad en los puestos de trabajo.
Lo que se pretende es que se entienda como un programa de mejora continua donde hay un punto de partida pero que nunca termina debido a que hay que seguir mejorando los procesos, tal como pasa con la implementación de sistemas de mejora continua en muchas organizaciones. Es importante resaltar que las 5S es un trabajo EN equipo y no DE equipo, porque su fin es mejorar los puestos de trabajo para toda la organización
Las 5S pueden ser aplicadas tanto en grandes organizaciones, así como pequeñas y medianas empresas (PYMES) y pequeñas compañías. También pueden ser utilizadas a nivel personal para garantizar mayor productividad y orden. Según información de Euskalit:
“para implantar esta metodología es necesario formar y motivar a las personas, que lograrán mejorar su lugar de trabajo y una mayor cooperación y trabajar en equipo. Por tanto incide, principalmente, en los criterios Personas, Alianzas y Recursos, Resultados en las Personas y Resultados Clave”. (consultado en http://www.euskalit.net/basededatos/5s/nuevo/5S.php. el día 24 de noviembre de 2007).
Las cinco fases son un todo integrado que se realizan una tras otra. Su implementación permite el aprovechamiento de los recursos, reduciendo averías, stocks, transportes, tiempos de cambio de utillaje, etc. La metodología comprende 5 fases, las cuales provienen de Japón y son:
1. Seiri (Separar Innecesarios): Esta fase, debería ser implementada en todas las organizaciones, a veces, el día a día no nos deja organizar nuestros puestos de trabajo y nos hundimos en el caos. Este primer punto, consiste en identificar y separar los materiales necesarios de los innecesarios y desprendernos de estos últimos.
2. Seiton (Situar Necesarios): Este planteamiento parte de la idea de crear un modo en como deben ubicarse e identificarse los materiales necesarios, para que sean de fácil y rápido su ubicación, utilización y reposición de los mismos.
3. Seiso (Suprimir Suciedad): Consiste en identificar y eliminar los elementos que sean fuente de suciedad, para asegurar la limpieza y que todos los medios se encuentren en perfecto estado operativo.
4. Seiketsu (Señalizar Anomalías): Consiste en crear normas visibles y sencillas para que puedan ser entendidas por todos, que permitan identificar una idea.
5. Shitsuke (Seguir Mejorando): Este es el elemento clave y de éxito, pero necesita de un compromiso responsable por parte de todos los trabajadores de la organización, el cual consiste en trabajar permanentemente con las normas establecidas.
Asenta Consulting, compañía encargada de realizar la Feria de las 5S, expresó que la excelencia de la gestión empresarial permite obtener buenos resultados económicos y satisfacer al cliente, tanto interno como externo, y que, la consolidación de procesos bien descritos y organizados, permite llegar alcanzar esta meta. Asimismo, expresó que las personas son clave en el desarrollo de la implementación de las 5S y se debe generar un clima donde:
1. El equipo directivo asuma el liderazgo, aclare las dudas, comunique, ayude a superar los déficit, elimine los temores y reconozca el progreso y esfuerzo de su equipo.

2. Los participantes deben aportar conocimiento, experiencias y dar información clave de procesos, identifique dificultades y obstáculos, aporte ideas para la solución de los mismos y, que contribuyan a la ejecución de las 5S.
Los miembros de la empresa NECO, encargados de realizar las auditorias a las empresas en cuanto a temas de 5S, explican que los auditores deben tener una serie de criterios para poder medir la efectividad en la implementación de los procesos de mejora. Asimismo, deben tener capacidad en comunicación oral y escrita, conducir reuniones. Se aprecia la integridad moral y la honestidad, así como cualidades técnicas como son la capacidad de análisis, selección de información, trabajo en equipo y el manejo de información confidencial.
NECO identificó dos tipos de objetivos: uno para la empresa y el otro para con el auditor. Se busca para los primeros, conseguir una visión externa de la situación, aportar recomendaciones y reconocer los esfuerzos al identificar los logros alcanzados. Para lo segundos, se busca conocer in situ otras experiencias de implantación de las 5S, debe evaluar la implicación de la dirección y del estado del sistema informático, taller u oficina.
Algunos de los casos más significativos, en Bilbao, de la aplicación de la metodología de las 5S son los casos del Hospital de Zamudio y la Policía de Bilbao, los cuales fueron casos premiados por la cosecución de objetivos planteados. En ambos caso se sistematizó la búsqueda de los materiales que se usaban a diario, se mejoraron los puestos de trabajo, se organizaron los archivos por año y se ha dotado a su personal con capacitación para el uso de los nuevos sistemas y metodologías. Lo más importante fue el logro de los objetivos y el seguimiento que los mismos han tenido hasta el día de hoy, representando el compromiso responsable de sus empleados.

Parece sencillo y lógico tener orden en nuestros puestos de trabajo, pero realmente, ¿Se cumple ese orden? ¿Se aplica alguna metodología como el de las 5S en tu país de origen?¿ Qué te pareció esta propuesta del Club 5S?

Te propongo entonces, que discutamos si es posible mantener el orden en las empresas por medio de las 5S: separar los innecesarios, situar necesarios, suprimir la suciedad, señalizar las anomalías y seguir mejorando.